Район Приморски, Община Варна

ГЛАВА ПЪРВА

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ И ИЗИСКВАНИЯ ЗА ОРГАНИЗАЦИЯТА НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ В  РАЙОН „ПРИМОРСКИ” – ОБЩИНА ВАРНА

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ.

Чл.1. Настоящите правила за организация на административното обслужване в Район „Приморски” - Община Варна служат за регулиране взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях и в тях действия.

Чл.2. Административното обслужване в Район „Приморски” - Община Варна се осъществява при спазване на принципите, установени в Закона за администрацията и Административно процесуалния кодекс (АПК), както и въз основа изискванията на общото и специално законодателство в Република България.

Чл.3. /1/ "Административно обслужване" е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на  Район „Приморски” - Община Варна

/2/  "Административна услуга" е:

издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;
издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;
извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;
консултациите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице относно административноправен режим, които се дават по силата на нормативен акт или които са свързани с издаване на административен акт или с извършване на друга административна услуга;
експертизите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице, когато нормативен акт предвижда тяхното извършване като задължения на администрацията.

ІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.4. Административното обслужване в Район „Приморски” се осъществява чрез „Приемна за комплексно административно обслужване на гражданите” (ПКАОГ) и „АТО-Виница”, обозначени с указателни табели в сградата на района на адрес: гр. Варна, бул. “Ген. Колев” № 92 и в сградата на администрацията в кв. „Виница”.

Чл.5.  Район „Приморски” задължително използва логото и слогана на държавната администрация при:

изготвяне на информационни и промоционални материали;
изготвяне на указателни табели на входовете на сградите, на кутиите за мнения и коментари, на информационните табла, на интернет страницата.

Чл.6. Основен елемент в процеса на усъвършенстване на административното обслужване и повишаване доверието към администрацията е качеството на административните услуги.

Чл.7. Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване, информационните и комуникационните канали са описани и оповестени чрез интернет страницата  на Район „Приморски” и на информационните табла.

Чл.8. Работното време за работа с клиенти в ПКАОГ и „АТО-Виница” се определя в съответствие със законовите изисквания, чрeз заповед на Кмета на Района и се съобщава на заинтересованите лица по начините, определени в Наредбата за административното обслужване.

ІІІ. ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл. 9. Информацията за административното обслужване следва да бъде:

    ясна, точна, достоверна, общоразбираема, систематизирана и пълна;
    достъпна за хора с увреждания;
    без абревиатури, съкращения и препратки.

Чл.10. /1/ Информация за предоставяните от Район „Приморски” услуги може да бъде получена от:

    ПКАОГ и „АТО-Виница” на местата посочени в чл. 4 от настоящите Правила;
    интернет адрес primorski.bg;
    информационните табла в местата по чл.4 от настоящите Правила;.

/2/ Образци на заявления/искания за предоставяне на административни услуги са на разположение:

    в ПКАОГ и в „АТО-Виница”;
    на интернет адрес: primorski.bg с възможност за изтегляне;

Чл.11. /1/ Информацията за административното обслужване се актуализира в 7 (седем) дневен срок от влизане в сила на промените в нормативните актове;

/2/ актуализацията се извършва едновременно във всички информационни средства – брошури, диплянки, информационни табла, интернет - страницата на Района;

/3/ наименованията на административните услуги във всички информационни материали, както и във всички електронни бази данни са в съответствие със Списъка на унифицираните наименования на административните услуги;

/4/ организацията по актуализацията и подготовката на информацията е задължение на служителите от ПКАОГ и „АТО-Виница” с непосредственото участие на служителите от структурните звена, съгласувана и одобрена от ръководителите им.

ІV.СЛУЖЕБНО НАЧАЛО

Чл.12./1/ При осъществяване на административното обслужване, администрацията изгражда предпоставки и осъществява междуведомствено обслужване на клиентите, в изпълнение на законодателството в Република България.

/2/ Организацията на междуведомственото обслужване се извършва от служителите в ПКАОГ и „АТО-Виница” с непосредственото участие на служителите от структурните звена в администрацията и под ръководството на Секретаря на Район „Приморски” .

Чл.13. /1/ Когато в изпълнение на административна услуга са ангажирани две или повече структурни звена в организацията, заявителят подава единствено искане в ПКАОГ или „АТО-Виница”, които организират изпълнението по служебен ред, съгласно АПК.

/2/ Формата на заявленията/исканията, редът и сроковете за отстраняване на недостатъците в тях, препращането им на компетентен орган, сроковете за извършване на административни услуги, както и другите въпроси, свързани с издаването на актовете във връзка с административното обслужване, са  в съответствие с АПК.

V.ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.14. /1/ За навременното и пълно обезпечаване с информация на служителите в ПКАОГ и „АТО-Виница”, ръководителите и служителите от структурните звена в Район „Приморски” се задължават:

    да подават своевременно всички промени за актуализация на информационния масив в ПКАОГ и „АТО-Виница” на Директор дирекция АИО и Директор дирекция „АТО-Виница”;
    да подпомагат служителите от ПКАОГ и „АТО-Виница” с разяснения, консултации и препоръки за срочното и качествено обслужване на потребителите;

/2/ Служителите от ПКАОГ и „АТО-Виница” могат да изискват предоставяне на информация и/или документи от другите структурни звена в Район „Приморски” , когато тя е необходима за извършване на справки и предоставяне на документи при административното обслужване.

Чл.15. /1/ Служителите от местата по чл. 4 от настоящите Правила,  приемат документи във връзка с изпълнение на административни услуги и предават готови документи за физически и юридически лица, организации и други институции.

/2/ Служителите от ПКАОГ и „АТО-Виница”:

    предоставят информация за административните услуги на достъпен и разбираем език;
    отговарят на запитвания от общ характер и насочват въпросите по компетентност до звената в администрацията, както и към други административни органи, компетентни по съответния въпрос;
    разясняват изискванията, на които трябва да отговаря заявлението или искането за осъществяването на административната услуга, жалбата, сигналът или предложението по установения ред;
    приемат заявления, искания, жалби, сигнали, предложения и др.;
    приемат заявления и регистрират устни запитвания по Закона за достъп до обществена информация, съгласно вътрешните правила на районната администрация.
    проверяват пълнотата на приложените документи за всяка административна услуга по предварително изготвен контролен списък;
    дават на заявителите входящия номер на преписката и информация за хода на работата по преписката;
    осъществяват връзката с останалите звена от администрацията по повод осъществяване на административното обслужване;
    предоставят готовите документи;

/3/ Служителите,  определени с резолюция за изпълнение на искане за административна услуга или работа по жалба, сигнал, предложение са длъжни:

    да обработват материалите веднага след получаването им и да предадат резултата в нормативно, респ. по резолюция, определения срок;
    след приключване на задачата да съхраняват преписките до предаването им за архивиране, съгласно ЗНАФ;
    да връщат незабавно в ПКАОГ и „АТО-Виница” погрешно адресирани или изпратени до тях преписки;
    да предоставят незабавно за регистрация преписките при предаването им от едно структурно звено в друго;
    да не обработват документи, които не са регистрирани, резолирани, или пък са резолирани до друг служител от същото звено, без изрично разпореждане от прекия или висшестоящ ръководител;
    да информират прекия си ръководител, респ. заявителя на услугата – писмено, за причините, налагащи удължаване на срока;
    при отсъствие (отпуск, болнични, командировка, друга служебна заангажираност) да предадат работните документи на свой заместник, определен от ръководителя, който следва да продължи работата и спази установените срокове;
    при напускане на длъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител или на определен от него служител;
    да предават документите за експедиция в ПКАОГ и „АТО-Виница” с:       
    - точен адрес (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер, трите имена на получателя / наименование на учреждението);         
    - с входящия номер на преписката, на която се отговаря.

Чл.16. Ръководителите на структурни звена са длъжни:

    да контролират движението на документите и на изпълнението чрез електронната система; да вземат съответни мерки при всеки отделен случай на неприключени в срок преписки от страна на подчинените им звена и служители;
    да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината за отсъствието, както и на онези, които напускат длъжността; при напускане на длъжността да изискват от служителя предаване с протокол на служебната документация;

Чл.17. След като се заведат и регистрират в електронната система за регистрация и контрол на документооборота, документите се предават по предназначение в деня на тяхното получаване.

Чл.18. /1/ Кметът или оправомощени със заповед длъжностни лица, Секретаря на администрацията, органа по „Настойничество и попечителство” оправомощен съгласно Закон, преглеждат служебните преписки насочени към тях и ги резолират в деня на получаването, като ги насочват до директорите на дирекции или съответните изпълнители в районната администрация.

/2/ Ръководителите на структорни звена възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на подчинените им служители.

/3/ Резолюцията се поставя върху документа и трябва да определя изпълнителя, задачата и срока за изпълнение, дата на резолиране и подпис на резолиращия.

Чл.19. /1/ Поименното разпределение и движение на служебните преписки задължително се отбелязва в  електронната система на Района. Резолираните документи се изпращат до изпълнителите, предварително размножени в необходимия брой екземпляри. Копие от материала се изпраща едновременно до всички лица, посочени в резолюцията

/2/ Служителите, до които се отнася резолюцията са длъжни точно и в срок да изпълнят възложената задача.

/3/ Когато с резолюция са определени повече от един изпълнители, отговорността за изпълнението на задачата е  на всички посочени в нея лица, като лицето поставено на първо място координира изпълнението на задачата и подготвянето на отговора. Всички изпълнители на задачи са длъжни да предоставят становището си на координиращия в срок не по малко от 3 дни преди изтичане на крайния срок по преписката.

Чл.20./1/ Документите, с които е изразено волеизявлението да се извърши или да се откаже извършването на административна услуга, се издават и подписват от  Кмета на Района, при негово отсъствие от упълномощен Заместник-кмет, или при наличие на делегиране на права по смисъла на ЗМСМА и други специални закони от определеното длъжностно лице.

Чл.21. /1/ Изходящите и вътрешните документи се предават в ПКАОГ и „АТО-Виница” за извеждане и полагане на печата на Района, подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали, в толкова екземпляри, колкото са получателите, един екземпляр за архивиране в деловодния регистър  и един за преписката при отговарящия за изпълнението.

/2/ След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.

VІ.ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОНТРОЛА ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО И ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ

Чл.22. Контролната дейност във връзка с извършването на административни услуги обхваща проверка за  точно спазване на определените срокове и качеството на предоставяните услуги.

Чл.23. /1/ Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:

1.Кмет;

2.Заместник-кмет;

3.Секретар;

4.Директор на дирекция;

/2/ Контрол може да се осъществява и от страна на клиентите – физически и юридически лица, посредством справка за движението на преписката им в деловодната система или подаване на жалба по отношение качеството на извършваните административни услуги.

Чл.24. /1/ Сроковете за изпълнение са определени в самия документ, с резолюция или произтичат от нормативен акт.

/2/ Срокът за извършване на административна услуга на граждани, работата по жалби, сигнали и предложения е съобразно АПК, освен ако в нормативен акт е установен друг срок.

/3/ При възникване на обективни обстоятелства, възпрепятстващи изпълнението в срок, когато той не е нормативно определен, резолиращият може да го удължи, като това  се отразява в деловодната система.

ГЛАВА ВТОРА

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ И ИЗИСКВАНИЯ ЗА РЕДА И ОРГАНИЗАЦИЯТА ЗА РАБОТА С ЖАЛБИ, ПРЕДЛОЖЕНИЯ И СИГНАЛИ, ПОДАДЕНИ ДО РАЙОН „ПРИМОРСКИ”

I.ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.25. /1/ Тези Правила уреждат реда за разглеждане от администрацията на Кмета на Район „Приморски” на подадени жалби, предложения и сигнали от граждани и организации, сигнали за корупция, лошо администриране и за оказване на съдействие от администрацията.

/2/ Правилата имат за цел да създадат организация на работа на администрацията на Кмета на Район „Приморски” с жалбите, предложенията и сигналите, съответстваща на АПК и изискванията на общото и специално законодателство в Република България.

II.РАЗГЛЕЖДАНЕ НА ЖАЛБИ, ПРЕДЛОЖЕНИЯ И СИГНАЛИ, ПОДАДЕНИ ОТ ГРАЖДАНИ И ОРГАНИЗАЦИИ

Чл.26. Чрез жалби заинтересованите лица могат да оспорват индивидуални административни актове, както и съдържание на документ по административен ред пред непосредствено горестоящия административен орган.

Чл.27. Предложения могат да се правят за усъвършенстване организацията и дейността на администрацията на Район „Приморски” или за решаване на други въпроси в рамките на компетентността и.

Чл.28.  Сигнали могат да се подават за злоупотреба с власт и корупция, лошо управление на общинско имущество или за други незаконосъобразни действия и бездействия на административни звена или длъжностни лица от район „Приморски, с които се засягат държавни или обществени интереси, права или законни интереси на други лица.

Чл.29.  Всеки гражданин или организация могат да подават сигнали до Кмета на Район „Приморски”.

Чл.30. /1/  Кметът на Район „Приморски” отговаря за цялостната работа с жалбите, предложенията и сигналите.

/2/  Кметът на Район „Приморски” може да упълномощи длъжностно лице от администрацията, което да организира, координира и осигурява работата с предложенията и сигналите.

Чл.31. Секретарят на Район „Приморски”, отговаря за организацията на работа с предложенията и сигналите, постъпили в районната администрация.

Чл.32. /1/ Жалбата или протестът се подава в писмена форма чрез административния орган, чийто акт се оспорва.

/2/ Предложенията и сигналите могат да бъдат писмени или устни, да бъдат подадени лично или чрез изрично упълномощен представител, по телефона, по пощата, по факса, по електронна поща или в кутията за сигнали и предложения.

/3/ За подадено предложение или сигнал по телефона се попълва бланка „Приложение № 3” към настоящите правила за АО, която трябва да съдържа трите имена, координати за обратна връзка – телефон, факс или електронен адрес, постоянен адрес на подателя и описание на заявлението.

/4/ Подадените по реда на ал.2 и 3 предложения и сигнали се регистрират в деловодната система на Район „Приморски”  и се предават за резолюция на Кмет.

/5/ Резултатите от регистрирани устни предложения и сигнали се отразяват в бланката „Приложение № 4” към настоящите правила за АО.

/6/ Не се образува производство по анонимни предложения или сигнали, както и по сигнали, отнасящи се до нарушения извършени преди повече от две години.

Чл.33.  Когато има подадени жалби, предложения и сигнали, които не са от компетентността на Район „Приморски”, те се препращат незабавно на компетентните органи, освен ако има данни, че въпросът вече е отнесен и до тях. За препращането се уведомява подателят.

Чл.34. В седем дневен срок от получаването на жалбата или протеста, административния орган може сам да преразгледа въпроса и да оттегли сам оспорения акт или да го отмени, измени или да издаде съответния акт, ако е отказал издаването му. Ако административния орган не намери основание за пререшаването на въпроса, той незабавно изпраща жалбата или протеста заедно с цялата преписка на компетентния по горестоящ административен орган.

Чл.35. /1/ Кметът възлага разглеждането на предложенията и сигналите или извършването на проверки на съответните компетентни длъжностни лица, които следва да изготвят становища и предложения за решение в установените срокове обективно и законосъобразно.

/2/ Подадените сигнали не могат да се възлагат за разглеждане на длъжностни лица, чиито действия засягат.

Чл.36.  /1/ Решенията по предложенията и сигналите се вземат от Кмета на Район „Приморски”, след като се изяснят изнесените обстоятелства и се обсъдят обясненията и възраженията на заинтересованите лица.

/2/ За установяване на фактите и обстоятелствата могат да се използват всички средства, които не са забранени от закона

Чл.37.  Кметът на Район „Приморски” след решение по предложение или сигнал взема мерки за неговото изпълнение, като определя начина и срока на изпълнение и отговорно длъжностно лице.

Чл.38.  Производството по предложенията и сигналите приключва с изпълнение на решението.

Чл.39.  Предложение се прави пред Кмета на Район „Приморски” с цел да се решат представените пред него въпроси, ако са от компетентността на Район „Приморски”.

Чл.40.  /1/ Решение по предложение се взема най-късно до два месеца след неговото постъпване и се съобщава в седем дневен срок на подателя.

/2/ Решение, взето по направено предложение не подлежи на обжалване.

Чл.41.  Сигнали за незаконосъобразни или нецелесъобразни действия или бездействия на административни звена и длъжностни лица от районната администрация се подават до Кмета на Район „Приморски”.

Чл.42.  Подаденият сигнал не спира изпълнението на оспорения акт или извършването на определена дейност, освен ако Кмета на Район „Приморски”, когато той е компетентен да се произнесе, разпореди изпълнението да се спре до постановяване на решението по сигнала.

Чл.43.  Кметът на Район „Приморски” взема решение по сигнала най-късно в едномесечен срок от постъпването му.

Чл.44.  Когато уважи сигнала, Кметът на Район „Приморски” взема незабавно мерки за отстраняване на допуснатото нарушение или нецелесъобразност, за което уведомява подателя и другите заинтересовани лица.

Чл.45. /1/ Решението по сигнала се изготвя в писмена форма, мотивира се и се съобщава на подателя в седем дневен срок от постановяването му.

/2/ Когато с решението се засягат права или законни интереси и на други лица, то се съобщава и на тях.

/3/ При данни за извършено престъпление се уведомява незабавно прокуратурата.

Чл.46. /1/ Сигнали, подадени повторно по въпрос, по който има решение не се разглеждат, освен ако са във връзка с изпълнението на решението или се основават на нови факти и обстоятелства.

/2/ Решението, постановено по подаден сигнал не подлежи на обжалване.

Чл.47. /1/ Решението по сигнала се изпълнява в едномесечен срок от постановяването му. По изключение, когато това се налага по особено важни причини, срокът може да бъде продължен от Кмета на Район „Приморски”, но не с повече от един месец, за което се уведомява подателя.

/2/ При изпълнение на решението по сигнала се премахват вредните последици, причинени от незаконосъобразните или нецелесъобразните действия. Когато това не е възможно, засегнатите лица се удовлетворяват по друг законен начин или им се разясняват редът по който да постъпят.

/3/ Длъжностно лице, на което е възложено изпълнението на решението по сигнала, уведомява за изпълнението органа, постановил решението.

Чл.48.  На база за постъпилите сигнали за корупция или лошо администриране, Секретаря изготвя доклад до Кмета на Район „Приморски” с конкретни изводи, предприети действия и мерки за недопускането им.

ГЛАВА ТРЕТА

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ И ИЗИСКВАНИЯ КЪМ СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ

I.ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.49. Настоящите Вътрешни правила са изготвени въз основа изискванията на общото и специално законодателство в Република България и имат за цел да осигурят унифицирано, бързо и качествено извършване на деловодните операции, включително и тези по контрол на сроковете.

Чл.50. Предмет на Вътрешните правила е работата по създаването, движението и съхранението на входящата и изходяща документация в район "Приморски".

Чл.51. Разпоредбите в настоящите правила се прилагат във всички случаи, доколкото не влизат в противоречие с отделни текстове от специални закони, отнасящи се за поверителната, технологичната и кадровата документация.

Чл.52. Съхраняването и използването на счетоводната документация се извършва по реда на Закона за счетоводството. Отговорен за състоянието, подредбата и целостта й е Главният счетоводител на районата администрация.

Чл.53. Деловодна дейност се състои в:

    създаване и движение на документите;
    регистрация и контрол по изпълнение на поставените в тях задачи;
    обработка и съхранение на документните на хартиен или електронен носител;

Чл.54. /1/ Деловодната дейност в район "Приморски" се осъществява от ПКАОГ и „АТО-Виница”, с осигуряване на достъпен прием на граждани и регламентиран ред на обслужване на принципа на „Едно гише”.

/2/ В ПКАОГ и „АТО-Виница” се извършват дейностите: приемане, експедиране, регистриране и текущо запазване на документите, до предаване за текущо съхранение.

Чл.55. Всички служебни документи и заявления на гражданите се приемат и предават чрез ПКАОГ и „АТО-Виница”.

Чл.56. /1/ Длъжностните лица, на които са възложени деловодни функции, ги изпълняват в съответствие с нормативните разпоредби и действащите длъжностни характеристики.

/2/ Численият състав по ал.1 се определя в зависимост от организационната структура и щатното разписание.

/3/  ПКАОГ и „АТО-Виница” се ръководят от Директор Дирекция АИО, Директор Дирекция „АТО-Виница” и контролират от Секретаря на района.

Чл.57. Отговорност за ефективността на деловодната дейност носят всички ръководители и служители на район "Приморски".

Чл.58. Главен експерт "Архив" съхранява и предоставя за ползване архивираните документи, създадени в район "Приморски".

                                   

II.ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ

Чл.59. Ръководителите и служителите са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите правила, действащите нормативни актове, отнасящи се до административната дейност.

Чл.60. /1/ За правилното протичане на деловодната дейност ръководителите на звената са длъжни да спазват разпоредбите на чл.16 и чл.18, както и:

    Да запознават новопостъпилите служители с изискванията на настоящите правила и да следят за спазването им от подчинените им длъжностни лица.
    Когато ще отсъстват да информират ПКАОГ и „АТО-Виница” за определените от тях или по заповед заместващи ги.
    Да подсигурят взаимозаменяемост на служителите и следят за нормалното протичане на деловодните процеси.
    При предаване на преписките за текущо съхранение да проверяват и контролират целостта на документацията.

Чл.61. /1/ За правилното приемане, регистриране и движение на документите всички служители са длъжни да спазват разпоредбите на чл.15, ал./3/, чл.19, чл.20, чл.21 от настоящите правила.

/2/ При съставянето и оформянето на документите служителите са длъжни да:

    Съгласуват съдържанието на документа с отговорните за това длъжностни лица.
    Формулират основния проблем в документа и акцентират върху неговото съдържание.
    При съставянето на текста да спазват граматическите правила и практическите инструкции за оформяне на документи в администрацията.

Чл.62. /1/ Длъжностните лица могат да предоставят информация само в рамките на закона и установения административен ред.

/2/ Използването на служебни документи за публикации се допуска след разрешение на Кмета на район "Приморски" или на определено от него длъжностно лице.

Чл.63. /1/ Проекти за договори, заповеди и други актове се съгласуват с юрисконсулт и с Главния счетоводител на район "Приморски".

/2/ Индивидуалните административни  актове се издават от овластения административен орган.

Чл.64. Изготвената документация се подписва от съответните длъжностни лица, в зависимост от тяхната компетентност, както и от съдържанието и предназначението на документа.

III.ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Чл.65. Движението и основните деловодни операции по входящите документи се извършва в следната последователност:

1.       Получаване и първоначална деловодна обработка на документите:

а)входящата кореспонденция от Община Варна и специализирана фирма съгласно договор, се получава чрез служител от Дирекция „АИО”;

б)входящата кореспонденция от граждани постъпва в Район „Приморски” чрез ПКАОГ и „АТО-Виница”;

в)по факс и по електронен път;

2.       Разпределение на документите.

3.       Изпращане по предназначение на неподлежащите на регистрация документи.

4.       Регистриране на подлежащите на регистрация документи с поставяне на регистрационен индекс и пореден номер.

5.       Предаване на документите за резолиране и регистрация по сроков контрол.

6.       Поставяне на резолюция върху документа.

7.       Връщане на резолираните документи в ПКАОГ и „АТО-Виница” и отразяване на резолюциите в деловодната система.

8.       Изпращане на документите към служителя, отговарящ съгласно резолюцията за изпълнение на задачите.

9.       Оформяне на документите от изпълнителя и предаването им за регистрация.

10.     Снемане на задачите и документите от сроков контрол.

Чл.66. Движението и основните деловодни операции по изходящите документи протичат при следната последователност:

1.       Съставяне, оформяне и съгласуване на документа.

2.       Подписване и съобщаване на заявителя по реда на АПК

3.       Предаване на документа за регистриране в ПКАОГ и „АТО-Виница”.

4.       Обработка и изпращане на документа по предназначение.

5.       Запазване на служебната документация съгласно номенклатурата на делата.

ПРИЕМАНЕ, РАЗПРЕДЕЛЕНИЕ И ПРЕДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ

Чл.67. /1/ Предаването на служебната документация, предназначена за външни кореспонденти, се приема ежедневно по опис, изготвен в два екземпляра от служител в специализирана фирма съгласно договор чрез служител на дирекция „АИО” и „АТО-Виница”.

/2/ Предаването на служебна кореспонденция в Община Варна се извършва след изготвяне на опис, проверка и подпис на служителите от деловодствата на двете администрации.

Чл.68. /1/ Първоначалната деловодна обработка на входящата кореспонденция включва проверка за правилността на пощата – точен адрес на кореспондента, цялост на доставката и състояние на документацията.

/2/ Погрешно доставените, предназначени за друг получател писма, се връщат на кореспондента.

/3/ Лично адресираните писма не подлежат на разпечатване и регистрация, а се предават на съответните длъжностни лица.

/4/ При установяване на липси на документи (на преписки или писма с приложения към тях), длъжностното лице уведомява звеното (служителя), за което е предназначен документа.

/5/ Пликовете, в които са приложени документите, не подлежат на унищожение, а се прилагат като неразделна част от писмото или преписката.

Чл.69. Регистрираните и подлежащи на резолиране документи се предават комплектовани по реда на чл.18, ал.1.

Чл.70. /1/ Документите, получени от Община Варна, Общински съвет – Варна, Областен управител, Съд и прокуратура и други ведомства, които изискват спешно решение, се регистрират и предават незабавно на Кмета на Района.

/2/ Получените факсове се предават в момента на получаването им на Кмета на Района (адресата).

/3/ Не подлежат на разпечатване и регистрация, а се предават по предназначение писма и документация, представляваща класифицирана информация и служебна тайна. Документите, представляващи класифицирана информация и служебна тайна, се определят по реда на специални закони.

Чл.71. /1/ Изходящите документи се обработват, регистрират и изпращат по предназначение само от длъжностните лица в ПКАОГ и „АТО-Виница”.

/2/ Обработката включва: проверка за достоверността на датата и регистрационния индекс, справка за окомплектовката на документацията, поставяне на кореспонденцията в пликове, точното й адресиране и експедиране.

/3/ Документите се обработват и изпращат по предназначение в деня на предаването им в деловодството или най-късно до 16:00 часа на следващия ден.

Чл.72. Регистрацията на документите в Район „Приморски” се извършва от изрично упълномощени за дейността служители от ПКАОГ и „АТО-Виница”, въз основа на схема от регистрационни индекси, която се актуализира.

Чл.73. Регистрацията на документите се извършва централизирано в деловодството на ПКАОГ и „АТО-Виница” веднага след получаването.

Чл.74. /1/ Върху приетите за обработка входящи документи задължително се поставя щемпел за регистриране.

/2/ При работата с изходящи документи регистрационният индекс и датата се записват на точно определените им места. Датата на регистриране не може да бъде различна от датата на представянето на документа в деловодството.

Чл.75. Изходящите документи с еднакво съдържание, предназначени до няколко кореспондента, се регистрират с един и същ индекс и номер.

Чл.76. Получените по факс и електронен път документи, устните жалби, сигнали, предложения и искания се регистрират по общия ред.

Чл.77. Не подлежат на регистрация в ПКАОГ” и „АТО-Виница” следните документални материали:

1.       Периодични печатни издания (включително вестници и списания)

2.       Финансово-счетоводни документи (регистрират се само с придружителните писма към тях)

3.       Част от документацията, предназначена за досиета на служителите по СПО и ТПО, съгласно разпоредбите на нормативната уредба

4.       Кореспонденцията между структорните звена и служителите

5.       Здравни документи (регистрират се само с придружителните писма към тях)

Чл.78. Общите заповеди, заповеди за ПУП, заповеди по ЗСПЗЗ, предписания по ЗУТ и разрешения за строеж по ЗУТ се регистрират със самостоятелни индекси и съответната номерация и се съхраняват от служител определен със заповед на Кмета на Района.

Чл.79. Документите на служителите по СПО и ТПО, получават самостоятелни индекси и съответна номерация и оригиналите им се съхраняват в направление "Човешки ресурси".

IV.ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДЕЙНОСТТА, СВЪРЗАНА С КОНТРОЛА ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ

Чл.80. Деловодната дейност, свързана със сроковия контрол, обхваща:

1.       Получаване и обработка на документите, които подлежат на регистрация и контрол

2.       Изпращане на оригиналния документ или копие от него на определените с резолюция длъжностни лица, които отговарят за изпълнение на задачата

3.       Вземане на отчет и изготвяне на справки за хода по изпълнението на задачите

4.       Снемане от контрол на изпълнените задачи

Чл.81. Обект на сроков контрол са задължения, произтичащи от:

1.       Документи на органи на държавната власт, Общински съвет – Варна, Община Варна и др.

2.       Документи на Район „Приморски”

3.       Документите с точно определен срок за изпълнение

4.       Изходящи документи, от които произтичат задължения за външни адресанти

Чл.82. /1/ Орган по сроков контрол в Район „Приморски” – Община Варна е Секретаря на Района.

         /2/ Текущият контрол по спазване на законовите срокове на извършваните от администрацията услуги на гражданите и тези по чл.88 се осъществява от съответните Директори на дирекции. Специалистите от ПКАОГ до 5-то число на всеки месец изготвят справка за неприключените преписки до Секретаря на Района, който изяснява причините за неприключването им и предприема мерки, съгласно ЗДСл, КТ и СУК.

Чл.83. Във връзка с контрола по изпълнение на задачите, произтичащи от документите, служителите са длъжни да спазват изискванията на чл.26, чл.27, чл.28, както и:

1.       Документите с неотложен храктер и резолираните "спешно", се обработват в деня на получаването, а произтичащите от тях задачи следва да бъдат своевременно изпълнени.

2.       Когато с резолюция срокът е определен в дни, изпълнението на задачата започва да тече от следващия ден след датата, на която е поставена. Документът се предава на отговарящия за изпълнението в деня на резолирането или по общия ред със служебната поща.

3.       Изходяща кореспонденция към съдебните органи се съгласува се задължително с юрисконсултите на районната администрация.

4.       При възникване на обективни и субективни обстоятелства, възпрепятстващи качественото и срочно приключване на поставените задачи, отговорните длъжностни лица трябва незабавно да потърсят съдействие от съответните ръководители.

5.       Пререзюлиране може да извърши само лицето, поставило резолюцията или Секретаря на администрацията.

V.ТЕКУЩО ЗАПАЗВАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ

Чл.84. Дейността, свързана с текущото запазване на документите в Район „Приморски”, се осъществява, както следва:

1.       В ПКАОГ и „АТО-Виница” се съхранява екземпляр от изходящата кореспонденция на района, до предаването и в направление „Архив”.

2.       Оригиналните документи по приключените преписки, заедно с придружаващите ги приложения, се съхраняват от изпълнителя до предаването им в направление „Архив”.

Чл.85. /1/ Копия от документи на Район „Приморски” се заверяват само от изрично упълномощени за това длъжностни лица.

/2/ Елементи на заверката са: наименование на структурната част – Район „Приморски” – Община Варна, „Вярно с оригинала” (ръкопис или щемпел), длъжност, име и фамилия на служителя, подпис и печат на Район „Приморски”, който не засяга текста. Заверката се прави в свободното поле.

Чл.86. Приключените документи и преписки се запазват от направление "Архив" в архивохранилище, което трябва да отговаря на нормативно определените технически изисквания за температура и влага.

Чл.87. При извършване на административно-териториални промени в системата на Община Варна, Кметът на Района трябва незабавно да уведоми Държавен архив – Варна за настъпилите реорганизации и предприеме необходимите действия за запазване на служебната документация.

Чл.88. Унищожаването на служебна документация на район "Приморски" се извършва по законоустановения ред.

Чл.89. Архивно запазване на служебната документация се осъществява от направление "Архив" чрез класиране в съответствие с номенклатурата на делата на Района.

Чл.90. Документите, които са в процес на изпълнение, се съхраняват от служителите, натоварени да работят по поставените в тях задачи. След тяхното приключване длъжностните лица задължително предават всички документи (писма, отговори и преписки) за текущо и архивно запазване в направление "Архив". Архива на направление „Поземлена реформа” може да се предаде в  направление "Архив" и след прилагане на влезлите в сила ПНИ, с цел оперативност на изпълнението на дейностите по възстановяване на собствеността.

Чл.91. Документите в направление "Архив" се групират по дела в папки, задължително описани и прономеровани, подредени, означени със съответния регистрационен индекс на хартиен или магнитен носител.

Чл.92. За правилното класиране и подреждане на цялата явна документация на район "Приморски" се изготвя номенклатура на делата, която се одобрява от Кмета на Района и се утвърждава от Държавен архив – Варна.

Чл.93. /1/ Ползването на приключените преписки и документи от служителите става срещу подпис, за срок не по-дълъг от една година, след което те се връщат и се поставят в съответното дело. Забранява се ползването на преписките и документите от служител, неположил подпис в направление "Архив".

/2/ Служебната документация и приключилите преписки, съхранявани от звената във връзка със спецификата на тяхната работа, се завеждат като приети в архива на Района и дадени за временно ползване.

/3/ Длъжностните лица, отговорни за съхраняването на документацията по ал.(2), са длъжни да познават и прилагат изискванията на архивното законодателство, да изготвят необходимия справочен апарат и при смяна на титуляра да предават наличните документи по опис и с протокол на съответния заместник.

Чл.94. Служители, уличени в кражба, укриване, повреждане, загубване или унижощаване на документи на район "Приморски", включени в състава на  учрежденския архивен фонд, носят административна и наказателна отговорност.

Чл.95. При подготовката на документите за предаване в направление "Архив" се спазват разпорежданията на ЗНАФ и ППЗНАФ, Наредба за реда за организирането, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции.

Чл.96.  Дейността   по запазване на документите в направление "Архив" на район "Приморски" обхваща:

1.       Приемане на служебни документи за обработка и текущо съхранение.

2.       Създаване и поддържане на нормативно определения справочен апарат.

3.       Извършване на справки и заверяване на копия от документи, съхранявани в архива на район "Приморски".

4.       Участие в експертиза по ценността на документите и предаването им в Държавен архив – Варна

Чл.97. В направление "Архив" на район "Приморски" се предават за текущо и архивно запазване преписки и документи, съгласно изискванията на утвърдената и одобрена номенклатура на делата.

Чл.98. Служителите на район "Приморски" предават документация в направление "Архив" с опис съгласно изискванията на ЗНАФ и ППЗНАФ и Наредба за реда за организирането, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Гл.специалист "Архив" проверява описа и подписва приемо-предавателен протокол, с който приема за съхранение и носи отговорност за предадената документация.

Чл.99. /1/ Съхраняването на документите в направление "Архив" се извършва в надписани папки с регистрационен индекс, съгласно номенклатурата на делата, ЗНАФ и ППЗНАФ и Наредба за реда за организирането, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции.

/2/ След приключване на сроковете за съхранение документите се унищожават по реда на ЗНАФ.

Чл.100. Служителите ползват копия и оригинали на архивната документация в помещението на служителя от направление „Архив”. При доказана необходимост копие или архивни единици се предоставят на служители за ползване извън архивохранилището, след регистрация в съответен дневник.

Чл.101. /1/ Забранява се свободното изнасяне и използване на документи по какъвто и да е повод извън архивохранилището на район "Приморски".

         /2/ Оригинални документи се предоставят само след получено писмо от орган на държавната, изпълнителната или съдебната власт (Съд, Прокуратура, Следствие, ОДП, Областна управа и др.). Документите се предоставят след съставяне на приемо-предавателен протокол, с опис на съдържанието, подписан от двете страни. На мястото на липсващите оригинални документи се прилагат заверени за вярност копия от същите.

Чл.102. При смяна на служител от направление "Архив", документите се предават на новопостъпилия служител с приемателно-предавателен протокол.

VI.ИЗПОЛЗВАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ПЕЧАТИТЕ И ЩЕМПЕЛИТЕ

Чл.103. Печатите на район "Приморски" се водят на отчет от Секретаря на Района в специален регистър на печатите и щемпелите. Те се съхраняват полагат от длъжностните лица, назначени със заповед на Кмета

Чл.104. Подпечатват се само документи, подписани от Кмета на район "Приморски", от лицата, определени в настоящите правила или от определени с негова заповед длъжностни лица.

Чл.105. На подпечатване подлежат всички екземпляри от документите, оформени на хартиен носител, включително и тези, оставащи на съхранение в ПКАОГ и „АТО-Виница”.

Чл.106. Преди подпечатване на документа съответните длъжностни лица извършват проверка на автентичността на подписа, поставен върху документа. В случай на отсъствие на Кмета на района документите, подписани от неговия заместник, се подпечатват само при наличието на изрично издадена заповед.

Чл.107. /1/ За наличието, пазенето и полагането на печатите и щемпелите отговаря персонално длъжностното лице, което ги е получило за съхранение срещу подпис в регистъра на печатите.

/2/ Изнасянето на печати от службите и служителите, които ги съхраняват, се забранява, освен в случаите на изрично разпореждане на Кмета на район "Приморски".

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

1. Тези правила се издават на основание изискванията на общото и специално законодателство на Република България, ЗМСМА, АПК, Устройствен правилник на Район "Приморски" и Наредба за административното обслужване.

2. Контролът по спазване клаузите на Вътрешните правила се осъществява от Секретаря на Район „Приморски” и от Директорите на Дирекции на Район „Приморски”.

3. Неразделна част от настоящите правила са бланка за регистрация на внесени устни искания от граждани и юридически лица, бланка за резултат от регистрация на устни жалби, предложения и сигнали и списък на длъжностните лица имащи право на подпис под печата на Района одобрен от Кмета.